Privacyverklaring

Proflexis B.V. · versie 1.2 · 19 oktober 2026

Proflexis B.V. verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van proflexis.nl en van klanten die gebruikmaken van onze diensten. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Proflexis B.V. is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Proflexis B.V.
Box A2772, Zinkstraat 24
4823 AD Breda
KvK-nummer: 67059724

Voor vragen over deze verklaring of over uw gegevens kunt u contact opnemen via het contactformulier op proflexis.nl. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een organisatie van onze omvang niet verplicht.

Voor de gegevens van medewerkers van een klant die aan onze training deelnemen, geldt een andere rolverdeling. Die staat beschreven onder "Deelnemers aan de training" hieronder.

1. AI-speurlijst

Wanneer u het werkblad AI-speurlijst aanvraagt, verwerken wij uw naam, e-mailadres en organisatie.

Doel: het toesturen van het werkblad en het beantwoorden van vragen daarover.

Grondslag: uw toestemming, die u geeft door het formulier in te vullen en te verzenden.

Bewaartermijn: twaalf maanden na uw aanvraag, tenzij u in die periode klant wordt. Daarna verwijderen wij uw gegevens.

Op het aanvraagformulier geeft u zelf aan of wij daarna contact met u mogen opnemen over het werkblad en onze dienstverlening. Geeft u die toestemming niet, dan ontvangt u alleen het werkblad en hoort u verder niets van ons. Geeft u die wél, dan kunt u haar op elk moment intrekken via het contactformulier. Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met anderen voor hun eigen reclame.

Wij hebben zelf een hekel aan ongevraagde e-mail. U krijgt dus geen nieuwsbrief en geen reeks herinneringen — alleen een bericht als wij denken dat het u echt iets oplevert.

2. AI Act Zelftest

Wanneer u de Zelftest invult, verwerken wij uw naam, e-mailadres, organisatie en functie, samen met uw antwoorden op de testvragen.

Doel: het opstellen en toesturen van uw uitslag en rapport.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, dan wel uw toestemming door het invullen en verzenden van het formulier.

Bewaartermijn: twaalf maanden na invulling, tenzij u klant wordt. Daarna verwijderen wij de inzending.

3. Bestellingen en dienstverlening

Bij een bestelling verwerken wij uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, adresgegevens en, indien u die opgeeft, uw KvK- en btw-nummer. Bij de intakevragenlijst verwerken wij daarnaast de gegevens die u over uw organisatie invult, waaronder namen en e-mailadressen van deelnemers aan de training.

Doel: het leveren van de overeengekomen producten, het opstellen van uw AI-register, beleid, trainingsregistratie en certificaten, en het voeren van onze administratie.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, voor de administratie, een wettelijke verplichting.

Bewaartermijn: zeven jaar voor factuurgegevens, op grond van de fiscale bewaarplicht. Overige klantgegevens bewaren wij tot twee jaar na afloop van de dienstverlening.

4. Deelnemers aan de training

Neemt u deel aan een van onze trainingsmodules en maakt u de bijbehorende toets, dan verwerken wij uw naam, e-mailadres, de naam van uw organisatie, uw antwoorden op de toetsvragen, de behaalde score en de uitkomst geslaagd of niet geslaagd.

Doel: het vaststellen of de toets is behaald, het uitschrijven van een certificaat op naam, en het bijhouden van de trainingsregistratie waarmee uw werkgever kan aantonen dat hij maatregelen heeft genomen op grond van de AI-verordening. Uw werkgever ziet daarom wie de toets heeft afgelegd en met welke uitkomst. Wij gebruiken deze gegevens niet voor enig ander doel en delen ze niet met anderen.

Rolverdeling: bij een training die door uw werkgever is afgenomen, bepaalt uw werkgever het doel van deze verwerking. Proflexis B.V. verwerkt uw gegevens in dat geval in opdracht van uw werkgever en treedt op als verwerker. Een verwerkersovereenkomst wordt op verzoek verstrekt. Voor vragen over uw eigen gegevens kunt u zich tot uw werkgever wenden, of rechtstreeks tot ons.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met uw werkgever.

Bewaartermijn: twee jaar na afloop van de dienstverlening. Het certificaatnummer en de datum van afgifte bewaren wij langer, zodat de echtheid van een certificaat ook daarna nog kan worden gecontroleerd.

5. Contact

Gebruikt u het contactformulier, dan verwerken wij de gegevens die u daarin invult om uw vraag te beantwoorden. Wij bewaren deze correspondentie maximaal twee jaar. Plant u via onze website een afspraak, dan verloopt dat via Microsoft Bookings en verwerken wij de naam, het e-mailadres en het gekozen tijdstip die u daar opgeeft, om de afspraak te kunnen houden.

6. Websitebezoek

Onze website verzamelt beperkte technische gegevens die nodig zijn om de site te laten werken en te beveiligen, zoals uw IP-adres en browsertype. Daarnaast houden wij beperkte bezoekersstatistieken bij, zoals het aantal bezoeken per pagina, om te zien welke informatie wordt gelezen. Daarvoor worden geen cookies geplaatst. Deze gegevens gebruiken wij niet om u te volgen of om profielen op te bouwen.

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren:

• Mach3Builders (Mach3Forms, Mach3Blocks en Mach3Cart) voor onze website, vragenlijsten en bestelomgeving, inclusief de verzending van e-mails die daaruit voortkomen.

• Mollie B.V. te Amsterdam, onze betaaldienstverlener, voor het afhandelen van uw betaling. Daarbij worden de voor de transactie noodzakelijke gegevens aan Mollie verstrekt.

• Microsoft, als leverancier van onze e-mail- en kantooromgeving.

• Onze boekhouder en de Belastingdienst, voor zover de wet dat vereist.

Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten, voor zover zij als verwerker optreden. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij daarvoor een passend beschermingsniveau geldt.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Toegang tot klantgegevens is beperkt tot wie die nodig heeft voor de uitvoering van de opdracht. Verbindingen met onze website en bestelomgeving zijn versleuteld.

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking, om beperking daarvan verzoeken, en vragen om overdracht van uw gegevens. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken.

Een verzoek kunt u indienen via het contactformulier op proflexis.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de regelgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op proflexis.nl, met de datum van laatste wijziging bovenaan.