Scope, budget, planning en randvoorwaarden
Onder projectbeheersing verstaan we alle activiteiten die nodig zijn om een project in de hand te houden. Het omvat de controle van de randvoorwaarden op basis waarvan het project succesvol kan zijn.
De basis van projectbeheersing is te vinden in de projectopdracht. De scope, het budget en de planning zijn hierin vastgelegd. Vaak tref je in de opdracht ook aanvullende voorwaarden om over het project te rapporteren.
Om een project goed te kunnen besturen, dien je als project- of programmamanager de aspecten scope, tijd, geld en kwaliteit goed in de gaten te houden. Daarnaast zijn er nog een aantal andere aspecten die het succes van het project- of programma medebepalend.
De manier waarop je over het project communiceert en de manier waarop het project met alle informatie omgaat is zo’n aspect. Een ander medebepalend aspect is de organisatie zelf en alles wat daar in de periferie gebeurt.
Om dit te kunnen doen zet men verschillende instrumenten in. De basis set beheersinstrumenten bestaat uit: scopemanagement, Planningen, Risicomanagement, ramingen en informatiebeheer.
Hoe is het vak projectbeheersing ontstaan?
Projectbeheersing bestaat al lang en vindt zijn oorsprong in projectmanagement. De moderne vorm van projectmanagement is ontstaan in de tweede helft van de negentiende eeuw. Grootschalige overheidsprojecten vormden de aanleiding voor het nemen van belangrijke beslissingen die de basis zouden vormen voor de projectmanagementmethodologie. In de Verenigde Staten was het eerste echt grote overheidsproject bijvoorbeeld de intercontinentale spoorweg, waarvan de bouw begon in 1860. Plotseling werden zakelijke leiders geconfronteerd met de lastige taak om de handmatige arbeid van duizenden arbeiders en de verwerking van ongeëvenaarde hoeveelheden grondstoffen te ordenen.
Rond de eeuwwisseling begon Frederick Taylor (1856-1915) aan zijn gedetailleerde onderzoek naar arbeid. Hij paste wetenschappelijke principes toe op arbeid door aan te tonen dat arbeid kan worden geanalyseerd en verbeterd door je te concentreren op de elementaire onderdelen ervan. Taylors medewerker, Henry Gantt (1861-1919), bestudeerde zeer gedetailleerd de volgorde van de verschillende bewerkingen. Zijn onderzoek van management richtte zich op de bouw van marineschepen tijdens Wereldoorlog I. Zijn Gantt diagrammen compleet met taakbalken en mijlpaalmarkeringen bleken zo’n krachtig analytisch hulpmiddel te zijn voor managers dat ze bijna honderd jaar lang vrijwel ongewijzigd bleven.
Tijdens de 2e Wereldoorlog ontstond wegens complexe overheids- en militaire projecten een set aan instrumenten om het werk onder controle te houden. Al snel verspreidden deze technieken zich over alle soorten branches omdat zakelijke leiders op zoek waren naar nieuwe mogelijkheden om de groei aan te kunnen in een snel veranderende wereld met een hevige concurrentie.
Toch is het pas in het begin van de jaren 90 dat projectbeheersing zich langzaam als specifiek vak ontwikkelde. In Nederland gebeurde dit bij Prorail, waar de beheerinstrumenten als apart vak zijn weggezet.
De manager projectbeheersing is inmiddels een belangrijk persoon die de project- of programmanager informatie aanreikt op basis waarvan hij of zij de juiste beslissingen kan nemen.
Projectbeheersing: is er een methode voor?
Ja en nee. Er zijn een aantal methoden en technieken die ervoor zorgen dat je het project of programma beheerst krijgt. De belangrijkste factor is en blijft de mens. Projectbeheersing vraagt veel ervaring op het gebied van projectmanagement en controlling. De technieken om het project onder controle te krijgen, zijn goed uit te voeren. Maar waar het vooral om gaat, is hoe je dit doet en wat je met de verkregen uitkomsten doet. De rol van manager projectbeheersing is dus geen eenvoudige. Een aantal goede boeken met verhandelingen over projectbeheersing zijn:
- “Projecten en projectportfolio in control”, van Frohlichs,
- “Risicomanagement voor projecten”, van Stam, Lindenaar, Van Kinderen en Van den Bunt,
- “Besturing en beheersing”, van Broen, De Jong en Kooijmans
Proflexis projectbeheersing…
Bij Proflexis zijn we zeer bedreven in het beheersen van projecten. We hebben gevoel voor de details van elk project en zijn in staat om snel en vakkundig controle over de materie te krijgen. Proflexis heeft ervaring in veel branches van IT tot Infrastructuur en in de productie van kapitaalgoederen.
